Conservazione digitale a norma AGID: cosa cambia con RENTRI

Digitale non significa automaticamente “in regola”

Uno degli errori più comuni che incontro tra i miei clienti è pensare che conservare un documento in formato PDF sul computer o in un cloud qualsiasi sia sufficiente per rispettare gli obblighi di legge.

Con il RENTRI, i FIR e i registri di carico e scarico diventano documenti informatici a tutti gli effetti. E i documenti informatici, per avere valore legale nel tempo, devono essere conservati secondo regole precise stabilite dall’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale).

Cosa prevede la normativa AGID sulla conservazione

Le Linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (adottate con determinazione n. 407/2021) definiscono i requisiti tecnici e organizzativi che un sistema di conservazione deve rispettare per garantire:

• Autenticità: il documento è quello originale e non è stato alterato
• Integrità: il contenuto è completo e non corrotto
• Affidabilità: il documento è stato prodotto secondo procedure controllate
• Leggibilità: il documento può essere letto e interpretato nel tempo, indipendentemente dai software usati per crearlo

Questi requisiti non si soddisfano semplicemente salvando un file su un disco. Richiedono l’uso di un sistema di conservazione accreditato o comunque conforme alle specifiche tecniche AGID, che prevede tra l’altro l’uso di firme digitali, marcature temporali e la gestione di un pacchetto di archiviazione strutturato (SIP/AIP/DIP secondo lo standard OAIS).

Quanto tempo vanno conservati i documenti RENTRI

I termini di conservazione obbligatoria per i documenti relativi alla gestione dei rifiuti speciali sono:

• FIR (Formulari di Identificazione Rifiuti): 5 anni dalla data di effettuazione del trasporto
• Registri di carico e scarico: 5 anni dall’ultima registrazione

Questi termini si applicano anche ai documenti in formato digitale. Durante l’intero periodo, il documento deve rimanere accessibile, leggibile e verificabile nella sua autenticità.

Il collegamento con le sanzioni

Le sanzioni per omessa, incompleta o irregolare tenuta dei registri rifiuti partono da qui: non dalla mancanza del documento in sé, ma dalla sua non dimostrabilità nel tempo.

Se in sede di controllo un’autorità competente richiede di verificare un FIR del 2025 e il file non è più leggibile, è stato modificato senza traccia, o non è possibile dimostrarne l’autenticità originale, si è nella stessa posizione di chi non ha tenuto il registro affatto.

Cosa fare

Per le piccole imprese, la cosa più semplice è verificare, insieme al proprio consulente o al fornitore del gestionale RENTRI, che il sistema usato per archiviare FIR e registri sia effettivamente conforme alle regole tecniche AGID, e non semplicemente “in formato digitale”.

I principali gestionali RENTRI certificati si appoggiano a conservatori accreditati da AGID: è importante accertarsi che questa funzione sia attiva e correttamente configurata per la propria utenza, e non solo disponibile come opzione a pagamento non sottoscritta.

Se hai dubbi su come è organizzata la conservazione dei tuoi documenti RENTRI, è il momento giusto per una verifica — prevenire un problema in fase di controllo è sempre più semplice (ed economico) che risolverlo dopo.

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